Saber administrar o tempo é um dos segredos para o sucesso de qualquer advogado – e pode ser um dos motivos que trouxe você até aqui. Em uma jornada que prevê inúmeros compromissos, fazer uma delegação de tarefas eficiente é fundamental para manter o controle dos prazos e da equipe.
É muito comum encontrar em escritórios de advocacia profissionais que acumulam muitas responsabilidades. Se você se identifica com esse perfil, conhece bem o “malabarismo” de (tentar) conciliar as diversas atividades em uma rotina produtiva. Gestão financeira, coordenação da equipe, elaboração de contratos e peças jurídicas, comparecimento a audiências, fóruns, reuniões e várias outras.
Fica até difícil dar conta de todo o trabalho e ainda manter a equipe constantemente informada de situações e acontecimentos importantes, certo? Um caminho possível (e recomendável) para lidar com essas questões é profissionalizar a delegação de tarefas.
Existem soluções e tecnologias que ajudam a distribuir e acompanhar melhor as atividades. Assim, é possível evitar a sobrecarga de trabalho, otimizar a comunicação entre a equipe e continuar atendendo aos prazos com precisão. É sobre isso que vamos tratar neste artigo.
Continue a leitura para compreender o conceito de delegar tarefas e saber por que, como e quando fazê-la!
O que é a delegação de tarefas?
Delegar tarefas nada mais é do que a prática de incumbir atividades ou projetos a outros profissionais. A ideia é encaminhar o trabalho, orientando para que seja realizado com excelência. E, posteriormente, dar feedbacks que ajudem a aperfeiçoar cada vez mais o serviço.
Transferir responsabilidades é uma maneira de dividir com outras pessoas as obrigações e o poder de executá-las. Sentir receio de confiar atividades importantes a outro profissional é um dos motivos que inibem gestores de darem um passo essencial de liderança para que o negócio tenha boa produtividade e cresça consistente.
Afinal, o aumento da carteira de clientes exige que o advogado gestor atue estrategicamente, direcionando o crescimento sustentável do escritório. E para chegar aí é essencialmente necessário ter uma boa sistemática de delegação de tarefas.
Por que estruturar a delegação de tarefas no escritório?
Delegar tarefas é também promover o equilíbrio das demandas e compartilhar adequadamente com a equipe as informações e os conhecimentos necessários para o trabalho do escritório. Muitas vantagens podem surgir por conta de uma delegação de tarefas bem estruturada, como as listadas abaixo:
Análise de perfis e métricas
Ao delegar tarefas a outros colaboradores é possível mapear detalhadamente seus perfis, aptidões e habilidades. Ter esse nível de conhecimento sobre sua equipe contribui para ajustar trabalhos futuros. Com isso, você consegue definir atribuições e estimular ao máximo a produtividade de cada profissional.
Uma forma de identificar os melhores resultados de acordo com os profissionais que os executam é por meio do percentual de receita por serviço, importante métrica para os escritórios de advocacia.
Aumento da eficiência e do rendimento
A análise feita para a delegar tarefas também facilita a identificação de problemas e falhas que normalmente tornam escritórios improdutivos.
Com dados em mãos, você visualiza exatamente o que acontece de errado e pode agregar eficiência e incentivar o rendimento da equipe redistribuindo e realinhando atividades. Em muitos casos, a melhoria de desempenho no trabalho significa redução de custos e até aumento de receita.
Gestão focada em estratégias
A delegação de tarefas vai dar a você mais tempo para formular ações estratégicas relacionadas ao atendimento de clientes e ao andamento dos processos.
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Comprometimento dos colaboradores
Perceber que o seu trabalho tem valor para o escritório é um grande motivador para os profissionais que trabalham com você. A delegação de tarefas aumenta o engajamento. Isso porque os colaboradores reconhecem a confiança que você tem neles ao serem incumbidos de tarefas importantes.
Melhoria do clima organizacional
Compartilhar as atividades melhora, inclusive, o ambiente de trabalho. A iniciativa estabelece uma colaboração saudável, além de estimular a confiança entre o time e propor bons desafios individuais e coletivos.
Quando delegar tarefas?
“Eu faço mais rápido”, “ensinar toma muito tempo”, “ninguém vai saber fazer o serviço tão bem quanto eu”. Essas são algumas das desculpas usadas por quem não quer repensar o modelo de gestão de tarefas adotado pelo escritório. Se é o seu caso, chegou a hora de mudar essa mentalidade e conhecer medidas práticas para profissionalizar a gestão de atividades.
Alguns dos melhores momentos para iniciar a delegação de tarefas são:
- Quando sua agenda está tão cheia que impossibilita você de atender a novos clientes;
- Quando se define um prazo importante de ser cumprido;
- Quando se reforça quais são os objetivos do negócio, por exemplo, na aquisição de clientes, na atuação técnica, nas ações de marketing, na participação em eventos, etc.
Nessas ocasiões, é preciso verificar qual profissional é mais capacitado para exercer cada função (ou assumir o desafio) e atingir os melhores resultados. Consequentemente, é também o momento de reconhecer que essa pessoa pode não ser você.
Quais etapas devo cumprir?
Existem diferentes etapas a serem cumpridas para se atingir eficiência na delegação de tarefas. Confira a seguir quais são elas:
1. Definição do problema e do objetivo a ser alcançado
Para conseguir definir as questões a serem solucionadas, antes da delegação de tarefas é interessante criar uma lista com as atividades que compõem o fluxo de trabalho diário, semanal, mensal e até anual do escritório. Com essa lista em mãos, chega a hora de determinar efetivamente os objetivos de cada tarefa.
A partir dessa definição, fica mais fácil compreender onde estão os gargalos e o que deve ser corrigido. Para fazer essa listagem, o ideal é separar as atividades de acordo com as seguintes categorias:
- Atividades que precisam ser feitas por mim;
- Tarefas técnicas que exigem o cumprimento de alguns critérios para serem dadas como concluídas;
- Atividades que eu gosto de realizar;
- Tarefas que, com certeza, podem ser delegadas.
2. Designação do responsável
Com os objetivos traçados, é hora de definir as atividades que você vai delegar e atribuí-las a seus respectivos responsáveis. Existem diferentes níveis de transferência:
- Total: outra pessoa assume toda a atividade;
- Dividida: a tarefa é separada em partes e cada profissional assume uma delas;
- Por substituição: o sócio ou outro substituto assume a maioria da tarefa;
- Com recomendações: o colaborador não tem conhecimentos para realizar a atividade integralmente, mas é capaz de contribuir com ela.
Para fazer essa segmentação, é preciso conhecer as competências de cada profissional do escritório – recomendação que já havíamos destacado anteriormente. Além disso, ainda que a delegação de tarefas seja total, é recomendável que a responsabilidade seja assumida de modo gradual para evitar erros, retrabalhos e frustrações.
3. Definição de prazos de entrega
Um pequeno atraso pode prejudicar todo o processo. Por isso, é muito importante que, ao iniciar a delegação de tarefas e de repassar responsabilidades, você explique o que espera do profissional. Além disso, deixe claro e quais são as datas limites para cada entrega.
Procure se dispor a auxiliar seus colaboradores diante de qualquer obstáculo e defina formas de acompanhar o cumprimento das atividades. Nesse caso, é importante buscar uma alternativa que simplifique a gestão de tarefas e da equipe. Caso contrário, você pode ganhar uma certa organização, mas não vai vencer o desafio de utilizar melhor o tempo.
4. Revisão da atividade
Delegar também requer acompanhamento e supervisão. Por mais que o colaborador tenha maior poder de decisão e autonomia, é preciso ter disposição para auxiliá-lo sempre que necessário.
Por isso, é importante se informar sobre o andamento das tarefas, se o escopo vai ser atingido e está dentro do prazo, como está a qualidade do trabalho desenvolvido, etc. Dependendo da estrutura do seu escritório, essa verificação pode ser feita por você ou por um supervisor.
De qualquer forma, o ideal é oferecer os recursos necessários ao invés de impor ordens. Tenha em mente que erros vão acontecer e é melhor sanar as dúvidas para reduzir os obstáculos.
5. Conclusão da tarefa
Ao finalizar a atividade, é importante fazer uma avaliação de desempenho e mensurar os resultados. Ao observar a performance e a atuação dos colaboradores, você consegue coletar informações para repassar feedbacks construtivos, que ajudam no desempenho profissional e no aperfeiçoamento das próximas entregas.
Como facilitar todo esse trabalho?
Sim, é neste tópico que você descobre, finalmente, como colocar as dicas em prática sem acumular ainda mais trabalho. 
Ao cumprir as etapas da delegação de tarefas, você vai basicamente fazer uma sistematização de todo o trabalho do escritório. E para potencializar os resultados, é muito importante utilizar a ferramenta certa.
Assim, você consegue profissionalizar a delegação de atividades sem burocratizar o cotidiano no escritório. Afinal, muitas dessas etapas podem (e devem!) ser facilitadas ou automatizadas por um software jurídico, fazendo valer o seu tempo e contribuindo para que você tenha uma advocacia de alta performance.
Com um programa para advogados adequado, você pode delegar tarefas e configurar alertas sobre o recebimento, a conclusão e o atraso por parte dos responsáveis. Assim, é mais fácil controlar prazos, gerenciar a equipe e evitar imprevistos que colocam em xeque a reputação do seu negócio.
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Outras vantagens
Além de facilitar o monitoramento do trabalho e o encaminhamento de feedbacks, um software para advogados também absorve práticas repetitivas, padroniza e gerencia fluxos de trabalho. O sistema torna desnecessário, por exemplo, delegar o acompanhamento processual a uma pessoa, já que desempenha automaticamente essa tarefa.
Outro ganho que a ferramenta oferece ao escritório é a possibilidade de concentrar as informações em um único lugar, facilitando o gerenciamento, a organização e a pesquisa dos dados armazenados. A criação de peças e documentos jurídicos também é facilitada por um sistema. Alguns, inclusive, contam com modelos de documentos jurídicos prontos e permitem que você crie os seus próprios e os personalize com muita rapidez.
A tecnologia atual permite ainda que você acesse informações e delegue tarefas pelo smartphone, como o Astrea Mobile. Assim, suas idas ao fórum e viagens a trabalho ficam mais produtivas e sem aquela sensação de “perda de tempo” ou acúmulo de atividades. Para saber mais sobre o assunto, é só clicar aqui.
Conclusão
Depois deste artigo fica claro que a delegação de tarefas é fundamental em um escritório de advocacia, certo? Se você percebeu que ainda precisa ajustar alguns pontos para ter ainda mais sucesso nessa etapa do trabalho, aproveite as dicas que compartilhamos.
Temos certeza que os resultados vão valer a pena!
Aproveite e conte para gente como você faz a delegação de tarefas no seu escritório? Tem alguma sugestão ou história para compartilhar com os leitores do blog? Comente aqui embaixo. 
Delegação de tarefas na advocacia: como profissionalizar essa etapa publicado primeiro em: https://www.aurum.com.br/blog/
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