Contar com uma boa gestão de tarefas faz toda a diferença na hora de organizar os processos de trabalho e tornar a rotina do seu escritório mais eficiente. Se você experimenta ou já viveu algo parecido, sabe que simplesmente “tocar o barco” sem planejamento ou coordenação significa correr o risco de esbarrar em conflitos no desempenho das atividades, certo?
Ações reativas acabam ocasionando entregas e resultados aquém da capacidade técnica e gerencial do seu escritório. Muitos advogados já têm a compreensão de que, para crescer, é preciso desenvolver mentalidade empreendedora e investir na otimização de processos, buscando gerir tarefas com maior eficiência. A grande questão é: como se dedicar à melhoria da gestão ao mesmo tempo em que se lida com tantos desafios da rotina jurídica?
Foi para ajudar você a responder essa e outras perguntas sobre gestão de tarefas na advocacia que desenvolvemos este conteúdo! Ter um bom planejamento e saber coordenar as atividades são a base fundamental. Mas para ir além, é importante revisar os processos de trabalho e complementar as atividades com ações e ferramentas capazes de gerar grandes resultados. Quer saber mais? Continue a leitura!
A importância de mapear processos de trabalho
O sonho de todo gestor de pequenos e médios negócios é que as atividades administrativas que se repetem semanalmente sejam feitas com maestria. Afinal, a frequência ajuda a desenvolver habilidades, certo? Mas nem sempre é o que acontece.
Muitas vezes, pagamentos são feitos de forma equivocada, relatórios são emitidos com imprecisões e entregas são atrasadas. E o que em princípio seria algo rotineiro e simples de ser feito, acaba apresentando problemas recorrentes.
Bom, a dinâmica de muitos escritórios de advocacia não é diferente. Se esse é o seu caso, você deve estar se perguntando o que é possível fazer para melhorar esse cenário, não é mesmo?
A resposta pode estar no mapeamento e redesenho dos seus processos de trabalho, que começam pelo registro minucioso de todos os afazeres. Na prática, estamos falando de esquematizar os fluxos de atividades, identificando quando uma tarefa tem início, quem são os responsáveis por ela e qual a ordem sequencial da contribuição de cada colaborador até que seja finalizada.
Detalhar os processos de trabalho em fluxogramas ou simples checklists é etapa básica do planejamento e permite identificar gargalos que passavam despercebidos. A partir daí fica muito mais fácil saber onde e como agir para melhorar o cumprimento das atividades no escritório. Separamos a seguir algumas medidas que podem tornar esse processo ainda mais proveitoso. Olha só!
Dicas práticas para a gestão de tarefas
Defina prioridades
Toda gestão de tarefas eficiente passa, necessariamente, pela definição de prioridades. E o que se deve levar em conta em primeiro plano são os prazos das entregas para cada tipo de atividade.
Você com certeza sabe mais do que a gente que o cumprimento rigoroso de prazos é um quesito inerente à atividade advocatícia. No entanto, em uma rotina pouco organizada, a tarefa pode exigir mais esforços que o necessário. Por exemplo, se o escritório ainda utiliza planilhas para o controle de processos, administrar os prazos diante de um arquivo com centenas, até milhares de linhas, pode causar transtornos, além de estar constantemente suscetível a falhas.
Uma forma inteligente de lidar com essa questão é contando com um software para escritório de advocacia que automatize as atividades repetitivas, facilite o trabalho em equipe e envie alertas sobre a movimentação processual e sobre o recebimento, atraso ou conclusão de tarefas. Assim, os profissionais do seu escritório vão conseguir enxergar objetivamente as tarefas prioritárias e você vai ter mais recursos para conduzir uma gestão integrada.
Atenção especial aos clientes
O mesmo vale para o relacionamento com clientes. Existem casos que merecem ser acompanhados mais de perto, seja pela complexidade, seja pela importância do cliente (descubra quais clientes são mais importantes para o seu escritório).
Vamos supor que se trate de um contrato que corresponda a mais de 30% do seu faturamento em um semestre. Não seria esse um grande incentivo para dedicar maior esforço ao cumprimento das demandas desse cliente?
É claro que todos os clientes merecem a sua dedicação e da sua equipe, mas é importante não esquecer que alguns casos são mais estratégicos do que outros e esse entendimento é algo natural nos negócios. Sendo assim, cabe ao advogado saber identificar essas oportunidades e conseguir conciliar todas as demandas.
Para isso, faz toda a diferença contar com registros detalhados e atualizados de cada cliente sempre à mão. Ainda há quem confie plenamente em cadernos e planilhas de registro, mas hoje em dia existem soluções tecnológicas muito mais práticas, modernas e acessíveis.
Sem falar que é muito mais prático registrar e consultar dados de clientes em um sistema do que fazê-lo manualmente, certo? Pelo menos quando você conta com o melhor software jurídico do mercado. 
Não se esqueça do marketing jurídico
Já na área do marketing jurídico, para que a equipe consiga definir prioridades, deve haver um entendimento muito claro sobre o que se pretende com as ações em curso: qual público atingir, quais potenciais clientes se deseja contatar e quantos podem efetivamente fechar contrato.
Para conseguir colocar em prática as atividades priorizadas de cada área, é importante disponibilizar uma lista de tarefas a serem desempenhadas em local acessível a todos os envolvidos. Assim, os colaboradores ficam sempre cientes do que precisam fazer e o gestor consegue acompanhar as atividades do planejamento até a conclusão e mensuração dos resultados.
Automatize atividades rotineiras
Para ter um escritório alinhado às exigências de um mercado cada vez mais dinâmico e concorrido, o passo seguinte ao mapeamento dos processos e à definição das prioridades deve ser a automatização das atividades.
Em termos práticos, automatizar a execução de tarefas significa realizá-las sem interação humana. Você consegue imaginar isso na prática do seu escritório ou considera algo distante das suas condições atuais? Enquanto você pensa, não se esqueça que para muitos de seus concorrentes diretos isso já é uma realidade.
Hoje em dia, é possível contar com o trabalho das lawtechs para facilitar o cotidiano dos escritórios. Com um bom software para escritório de advocacia a gestão de tarefas e de rotinas administrativas passa por uma verdadeira revolução.
A contagem automática de prazos processuais, por exemplo, substitui as velhas planilhas adicionando muitos outros benefícios, como inteligência artificial e integração de todos os dados do processo ou do cliente.
Sem falar que as chances de perder as datas de cada prazo é praticamente anulada. Afinal, além de permitir a organização das atividades em listas, os melhores softwares jurídicos oferecem o ambiente perfeito para a delegação e o acompanhamento de tarefas pelo gestor.
Experimente sem compromisso
O envio automático de avisos de atraso e conclusão de prazos e atividades é também um grande aliado de uma gestão de tarefas prática e eficiente. Assim, nenhuma etapa é esquecida. Outro recurso muito interessante é a possibilidade de organizar o trabalho por categorias, utilizando etiquetas coloridas para melhorar a identificação e facilitar a pesquisa de informações.
A implantação de uma rotina automatizada traz ganhos expressivos em termos de tempo e agilidade. E por se tratar de uma opção disponível em ambiente digital, acessível via desktop e mobile, é possível consultar informações importantes em qualquer momento e de qualquer lugar. Para saber mais sobre esse tema, sugerimos a leitura do artigo “como um software jurídico permite o trabalho à distância”.
Delegue tarefas de forma assertiva
Estar à frente da gestão de tarefas do seu escritório também significa delegar. Afinal, quanto mais o negócio jurídico cresce, mais se torna inviável ser responsável por todas, ou quase todas, as atribuições.
Em algum momento você tentou “abraçar o mundo com os próprios braços”? Caso a sua resposta seja afirmativa, você conhece bem as consequências. Atrasos, demandas desorganizadas e dificuldade de manter um padrão de qualidade nos atendimentos são alguns dos efeitos colaterais.
Bom, se você chegou até aqui, já deve ter entendido que saber delegar é parte fundamental do papel do gestor. Por isso mesmo, é um tópico de destaque entre as sugestões deste artigo. Como você tem lidado essa etapa no seu trabalho?
Para melhorar a delegação e, consequentemente, a gestão de tarefas no escritório é importante observar dois pontos principais:
1. Tarefas certas para as pessoas certas
O primeiro passo é conhecer a sua equipe e saber qual profissional está mais apto a desenvolver determinada atividade. Afinal de contas, de nada adianta colocar uma obrigação nas mãos de quem não tem perfil para cumpri-la e acabar frustrando você e o colaborador com o resultado.
2. Empodere seus colaboradores
Quem incorpora uma nova atribuição ou fica à frente de uma atividade importante deve desfrutar de algum nível de liberdade para tomar decisões. Quando o ambiente não é seguro o bastante para isso, o colaborador acaba recorrendo a você a todo o momento. As consequências disso vão desde o microgerenciamento até sobrecarga de trabalho recaindo sobre seus ombros.
Apesar de sua importância, nem sempre a delegação de tarefas ganha a atenção que merece nos escritórios de advocacia. A rotina atribulada e o volume de atividades acabam sendo justificativas para algumas omissões.
A ótima notícia é que dá para mudar esse cenário e transformar a delegação uma atividade simples e ágil! Com um bom software jurídico, é muito prático estruturar, encaminhar e gerir automaticamente responsabilidades individuais e coletivas.
Conclusão
Depois de ler este conteúdo, você deve ter percebido que a gestão de tarefas é um aspecto extremamente estratégico a qualquer escritório de advocacia. Uma organização refinada permite agregar qualidade às atribuições e alcançar melhores resultados em lucratividade e satisfação do cliente.
Também destacamos que um software para escritório de advocacia pode ser um importante aliado de quem precisa e pretende modernizar a gestão das rotinas jurídicas como um todo. Nesse contexto, a possibilidade de automatizar boa parte dos processos é um dos pontos mais interessantes, especialmente por trazer segurança ao acompanhamento de prazos processuais.
Agora é a sua vez de compartilhar! Conta para gente, nos comentários, como você faz a gestão de tarefas no seu escritório. Nós e os leitores do blog vamos adorar saber! 
3 técnicas definitivas para acertar na gestão de tarefas do seu escritório publicado primeiro em: https://www.aurum.com.br/blog/
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